Fakturering

Fakturering i Duett.no er lett å bruke. Her kan du raskt lage enkle fakturaer, eller jobbe med mer avansert ordrebehandling knyttet til vareflyt og logistikk.

Har du gjentakende fakturaer, faste beløp pr. kunde eller lignende behov, er det gode løsninger for det gjennom ordregenerator. Ordrebehandling kan også knyttes til innkjøp og elektronisk lager. Se egen beskrivelse under Innkjøp og logistikk.

Duett.no har alt du trenger for å sende e-fakturaer i EHF-formatet. Duett.no varsler deg om kunder som kan motta e-fakturaer, slik at du kan spare porto, papir og tid. Viktigst av alt: Det er gratis å sende e-fakturaer i Duett.no!

Kan ikke kunden din motta e-faktura, kan du sende faktura som PDF i e-post eller printe. Du kan legge ved vedlegg, som blir lagret sammen med fakturaen i systemet.

Trenger du å purre på en faktura, kan du enkelt sende en kopi av den til kunden, eller du kan starte en mer omfattende purrerutine der du også kan beregne renter på utstående beløp. Duett.no har også integrasjon mot flere factoring- og inkassoselskaper, slik at du får overført fordringene dine dit.

Produktark

Duett Faktura

Duett Faktura er et brukervennlig og skalerbart system. Det kan brukes helt enkelt for å produsere fakturaer med kun tekstlinjer og beløp. Du kan også bruke et mer omfattende vareregister med pris pr. vare, evt. kombinert med elektronisk lagerstyring og innkjøp for full logistikkløsning.

Bruker du ekstern regnskapsfører?

Duett er meget godt tilrettelagt for arbeidsdeling og samarbeid mellom deg og din regnskapsfører. Du lager og skriver ut fakturaene selv. Du kan også sende fakturaene på epost til kundene dine, eller som e-faktura (EHF-formatet). Når fakturaene er utskrevet blir de automatisk bokført. Du slipper å sende filer eller fakturakopier til regnskapsfører, og begge parter sparer tid.

Funksjoner i Duett Faktura

Duett Faktura gir mulighet for bl.a. samlefaktura, akonto med avregning, fakturamaler og mangfoldiggjøring av lik faktura til mange kunder. Fritekst og delsummer kan legges på i fakturaen. Mange layoutvarianter bl.a. med KIDnr. gjør det mulig å hente innbetalingene elektronisk (OCR) fra banken. Da sparer du registreringstid.

Vareregister

Duett Faktura inneholder et vareregister. Dette bygges opp  etter eget ønske med alfanumeriske varenummer og kobling mot inntektskonto. Varer kan opprettes med alle mva.varianter, dvs. avg.pliktig høy sats, middels sats, lav sats og avgiftsfritt. Bruk av varenummer gir statistikker på hvor mye du har solgt pr. vare, og til hvilke kunder.

Kunderegister

Kunderegisteret i fakturamodulen kan bygges opp med flere nummerserier og grupperinger.  Du velger pr. kunde om du skal fakturere i norske kroner eller i annen valuta, og om du vil sende PDF eller e-faktura istedet for å skrive ut fakturaen.

Lager og innkjøp

Ønsker du å få beregnet elektronisk lagerbeholdning automatisk, må du i tillegg til Faktura benytte funksjonene Lager og Innkjøp. Lagerbeholdning økes ved varemottak, og reduseres ved salg. Gode rutiner for håndtering av retur og evt. svinn av varer er viktig for å få en riktig beholdning. Lagerbeholdningen kan justeres ved telling. Den fysiske tellingen kan gjøres med en strekkodeleser på lageret.

Rente/purre

Duett kan skrive ut purringer og beregne renter, på samme nota eller hver for seg. Enkeltposter som har forfalt kan stoppes, hvis kunden er uenig i kravet. Smart funksjon for automatisk å legge på beregnede renter og purregebyr på neste ordinære faktura.

Duett AutoTrans Sende faktura

Duett AutoTrans

Duett AutoTrans er Duett sin egen meldingssentral for utveksling av elektroniske transaksjoner. AutoTrans vil inneholde blant annet følgende funksjonalitet:

  • Sending e-fakturaer (EHF-format)
  • Sending og mottak av e-fakturaer mellom Duett-brukere
  • Mottak og godkjenning av andre e-fakturaer
  • Sending og mottak av banktransaksjoner
  • Sending og mottak av andre elektroniske transaksjoner

Innholdet i AutoTrans vil fortløpende bli vurdert og videreutviklet.

Hva mener vi med e-faktura?

En e-faktura er en maskinlesbar faktura, og må ikke forveksles med faktura i PDFformat. Duett produserer e-fakturaer i EHF-formatet, som er den vedtatte standarden som de fleste systemer støtter. Dette er også formatet som statlige etater og mange kommuner nå krever. Duett Faktura inkluderer modulen Duett AutoTrans Sende faktura, som produserer slike e-fakturaer i EHF-formatet.

Vedlegg til fakturaer

Du kan sende med PDF-vedlegg til en faktura. Vedlegget laster du opp fra disk, og det lagres i Duett sammen med ordren. Sender du fakturaen som PDF eller som e-faktura (EHF), blir vedlegget automatisk sendt med i riktig format til mottaker.

Sende e-faktura

Når e-fakturaen er produsert, er det to mulige måter å få distribuert den på:

  • Via FTP-adresse
  • Via AutoTrans

Skal du sende via FTP-adresse, oppgir du denne i kunderegisteret på kunden, med de tekniske spesifikasjonene du får oppgitt fra kunden din.

Sende e-faktura via AutoTrans

Dette er en mye enklere måte å sende e-fakturaer på. Du slipper å definere alle tekniske spesifikasjoner på FTP-adresser. Sendingen gjøres fra fakturautskriftsbildet ved å krysse av for AutoTrans.

Hvordan velge ut kunder?

Utvalg av kunder som kan motta e-faktura via AutoTrans gjøres på følgende måter:

  • Kan krysses av i kunderegisteret
  • Du får automatisk opp mulige mottakere når du skriver ut fakturaer og har valgt AutoTrans som formidling
  • Godtar du forslaget til nye mottakere blir kundene automatisk avkrysset for AutoTrans sending i kunderegisteret

For å bruke AutoTrans på en kunde kreves organisasjonsnummer i kunderegisteret. Duett er integrert med Enhetsregisteret i Brønnøysund. Du kan enten hente org. nr. ut fra navn, eller taste org.nr. på nye kunder og få hentet navn og adresse.

Hvordan komme i gang?

For å aktivere sending via Duett AutoTrans, krysser du av for dette i klientregisteret og svarer Ja for å bekrefte.

AutoTrans og tekniske krav

Duett AutoTrans kan brukes også når du har Duett installert på egen server. Vi sørger for kommunikasjonen fra din Duett gjennom våre servere og aksesspunkt til mottaker.

Pris

E-faktura via AutoTrans sparer avsender for papir, konvolutt, pakking og porto. Når du krysser for bruk av Duett AutoTrans Sende faktura i klientregistret, får du et varsel om etterskuddsvis fakturering (se eksemplet nederst til venstre). Foreløpig er det ingen transaksjonspris for å sende e-fakturaer. Vi må ta forbehold om at det kan bli aktuelt senere, men p.t. er det gratis å sende til alle mottakere, uansett hvilket system de bruker. Duett AutoTrans Sende faktura har heller ingen etableringspris eller månedlig serviceavtale.

Forretningsmodell

AutoTrans er raskt og besparende for:

  • Alle regnskapskontor med Duett
  • Kunder av regnskapskontor som bruker Duett Faktura (VPN)
  • Bedrifter med Duett Faktura uten kobling mot regnskapskontor