Timeregistrering og fakturering

Timeregistrering og fakturering av regnskapsførers egne timer løses på en god måte i Duett. Du kan fakturere etter medgått tid, a-konto med sluttavregning eller etter fast pris.

Du kan redigere fakturaene før utsending, og legge til eksempelvis faste tjenester til kundene, stykkpriser eller andre elementer.

Sender du fakturaene i EHF-formatet til kundene dine, godkjenner og betaler de fakturaene på Duett.no MinSide. Ingen papirhåndtering og manuell registrering er nødvendig, og vi har ingen transaksjonskostnad på slike fakturaer i Duett.no.

Ønsker dine kunder å føre timer eller fakturere selv, kan de gjøre dette i Duett.no MinSide.

Ønsker dere å fakturere for kundene, kan dere selvsagt gjøre det i Duett.no. Faktureringen er skalerbar og fleksibel, og kan brukes helt enkelt med noen få varelinjer og beløp, eller mer omfattende med komplett logistikkløsning.  Borettslag og sameier trenger effektive massefaktureringsløsninger. Duett Husleieadministrasjon løser dette på en smart måte. Her finnes egne registre for eiere/leietakere, mulighet for prisjustering og automatisk kreditering og regenerering av leiefakturaer ved eierskifte. Duett Husleieadministrasjon håndterer skjevfordeling av lån, innberetning til Altinn og mye annen spesialtilpasset funksjonalitet.

En annen spesialløsning er Duett Avregning og Duett Avregningsgenerator. Dette er utviklet for virksomheter som mottar varer og tjenester fra leverandører, men hvor det er mottaker som utsteder avregning istedet for at leverandøren utsteder en utgående faktura. Dette kan gjelde innkjøpslag, pakkerier for landbruksvarer, transportsentraler og andre typer virksomheter.

Produktark

Duett AutoTrans Sende faktura

Duett AutoTrans

Duett AutoTrans er Duett sin egen meldingssentral for utveksling av elektroniske transaksjoner. AutoTrans vil inneholde blant annet følgende funksjonalitet:

  • Sending e-fakturaer (EHF-format)
  • Sending og mottak av e-fakturaer mellom Duett-brukere
  • Mottak og godkjenning av andre e-fakturaer
  • Sending og mottak av banktransaksjoner
  • Sending og mottak av andre elektroniske transaksjoner

Innholdet i AutoTrans vil fortløpende bli vurdert og videreutviklet.

Hva mener vi med e-faktura?

En e-faktura er en maskinlesbar faktura, og må ikke forveksles med faktura i PDFformat. Duett produserer e-fakturaer i EHF-formatet, som er den vedtatte standarden som de fleste systemer støtter. Dette er også formatet som statlige etater og mange kommuner nå krever. Duett Faktura inkluderer modulen Duett AutoTrans Sende faktura, som produserer slike e-fakturaer i EHF-formatet.

Vedlegg til fakturaer

Du kan sende med PDF-vedlegg til en faktura. Vedlegget laster du opp fra disk, og det lagres i Duett sammen med ordren. Sender du fakturaen som PDF eller som e-faktura (EHF), blir vedlegget automatisk sendt med i riktig format til mottaker.

Sende e-faktura

Når e-fakturaen er produsert, er det to mulige måter å få distribuert den på:

  • Via FTP-adresse
  • Via AutoTrans

Skal du sende via FTP-adresse, oppgir du denne i kunderegisteret på kunden, med de tekniske spesifikasjonene du får oppgitt fra kunden din.

Sende e-faktura via AutoTrans

Dette er en mye enklere måte å sende e-fakturaer på. Du slipper å definere alle tekniske spesifikasjoner på FTP-adresser. Sendingen gjøres fra fakturautskriftsbildet ved å krysse av for AutoTrans.

Hvordan velge ut kunder?

Utvalg av kunder som kan motta e-faktura via AutoTrans gjøres på følgende måter:

  • Kan krysses av i kunderegisteret
  • Du får automatisk opp mulige mottakere når du skriver ut fakturaer og har valgt AutoTrans som formidling
  • Godtar du forslaget til nye mottakere blir kundene automatisk avkrysset for AutoTrans sending i kunderegisteret

For å bruke AutoTrans på en kunde kreves organisasjonsnummer i kunderegisteret. Duett er integrert med Enhetsregisteret i Brønnøysund. Du kan enten hente org. nr. ut fra navn, eller taste org.nr. på nye kunder og få hentet navn og adresse.

Hvordan komme i gang?

For å aktivere sending via Duett AutoTrans, krysser du av for dette i klientregisteret og svarer Ja for å bekrefte.

AutoTrans og tekniske krav

Duett AutoTrans kan brukes også når du har Duett installert på egen server. Vi sørger for kommunikasjonen fra din Duett gjennom våre servere og aksesspunkt til mottaker.

Pris

E-faktura via AutoTrans sparer avsender for papir, konvolutt, pakking og porto. Når du krysser for bruk av Duett AutoTrans Sende faktura i klientregistret, får du et varsel om etterskuddsvis fakturering (se eksemplet nederst til venstre). Foreløpig er det ingen transaksjonspris for å sende e-fakturaer. Vi må ta forbehold om at det kan bli aktuelt senere, men p.t. er det gratis å sende til alle mottakere, uansett hvilket system de bruker. Duett AutoTrans Sende faktura har heller ingen etableringspris eller månedlig serviceavtale.

Forretningsmodell

AutoTrans er raskt og besparende for:

  • Alle regnskapskontor med Duett
  • Kunder av regnskapskontor som bruker Duett Faktura (VPN)
  • Bedrifter med Duett Faktura uten kobling mot regnskapskontor
Duett AutoTrans Motta faktura

Duett AutoTrans

Duett AutoTrans er Duett.no sin egen meldingssentral for utveksling av elektroniske transaksjoner. AutoTrans inneholder blant annet følgende funksjonalitet:

  • Sending e-fakturaer (EHF-format)
  • Sending av e-fakturaer til andre Duett-brukere
  • Mottak og godkjenning av e-fakturaer fra andre Duett-brukere
  • Mottak og godkjenning av andre e-fakturaer

Fordeler med mottak av e-faktura

Mange leverandører tilbyr e-faktura. Innhenting av e-fakturaer har mange fordeler:

  • Inngående e-fakturaer hentes direkte inn i Duett.no, uten papir eller skanning
  • Du forkorter behandlingstiden for en inngående faktura
  • Du får betalt fakturaer med kort kredittid innen fristen, og slipper dermed purringer, renter og gebyrer
  • Du har drilldown ned til e-faktura i oppslag og rapporter

Hva mener vi med e-faktura?

En e-faktura er en maskinlesbar faktura, og må ikke forveksles med faktura i PDF-format. Duett.no støtter både sending og mottak av e-fakturaer i EHF-formatet, som er standarden som brukes både av det offentlige og privat næringsliv.

Starte mottak av e-faktura

Vår AutoTrans-sentral tar i mot inngående e-fakturaer fra alle som benytter standard EHF-format for sine fakturaer gjennom PEPPOL-nettverket. Du slår på Duett AutoTrans Motta faktura i klientregisteret, og er da klar til å hente alle tilgjengelige e-fakturaer.

Hvordan ser EHF-formatet ut?

Elektronisk handelsformat (EHF) er beregnet på maskinell utveksling av informasjon mellom sender og mottaker. Fakturaen vil her ikke presenteres på vanlig måte med logo, grafikk og fritekster. I Duett.no har vi derfor lagd en visningslayout for EHF-formatet som viser de feltene som er mulige å hente. Dette inkluderer varelinjene på fakturaen, som er synlige i konterings- og godkjenningsbildet i Duett.no.

Godkjenning av e-fakturaer

Inngående e-fakturaer kan distribueres til attestasjon på kundens Duett.no MinSide. E-fakturaene lastes opp og går deretter ut til attestasjon. Endelig kontering kan oppdateres i bilagsregisteret når kunden har attestert. Det kan også settes opp en SMS-varsling til kunden om at det ligger fakturaer på MinSide for attestasjon. Alternativt kan regnskapsfører sette opp en automatisk e-postvarsling til kunden, hvor kopi av fakturaen ligger ved. Denne metoden innebærer at kunden må godkjenne fakturaen ved å returnere varslingsmailen til sin regnskapsfører.

Konteringsforslag og bokføring

Det kan settes opp standard konteringsforslag pr. leverandør. Det kan skilles på ulike konti avhengig av om innkjøpet er mva.pliktig, mva.fritt eller har lav eller middel mva.sats. Slik sparer du tid på konteringen. I konteringsbildet ser du varelinjer og annen relevant informasjon pr. e-faktura. Etter kontering velger du bokfør, og transaksjonene oppdateres direkte i bilagsregisteret.

Oppslag på e-fakturaer

En av de store fordelene med et elektronisk bilag er at det er tilgjengelig i oppslag og rapporter. Dette gjelder fra bilagsregister, MinSide, fleksible rapporter og andre oppslag med drilldown.

AutoTrans og tekniske krav

Det eneste tekniske kravet til Duett AutoTrans er at du har internettilgang. Via vår AutoTrans-sentral sørger vi for kommunikasjonen mellom din Duett, attestanter og leverandørene som sender e-faktura.

Pris Duett AutoTrans Motta faktura

Når du krysser for bruk av Duett AutoTrans Motta faktura i klientregistret, får du et varsel om etterskuddsvis fakturering. Foreløpig er det ingen transaksjonspris for å motta e-fakturaer. Vi må ta forbehold om at det kan bli aktuelt senere, men p.t. er det gratis å motta fra alle avsendere, uansett hvilket system de bruker.

Fordeler med AutoTrans

Du vil spare mye tid ved å sende og motta ulike transaksjoner via AutoTrans, og de elektroniske bilagene vil være tilgjengelige i oppslag og rapporter. Både sending og mottak av e-fakturaer er mulig, og flere tjenester blir lansert etter hvert.

Duett husleieadministrasjon

Duett Husleieadministrasjon er en egen funksjon som kombineres med fakturering og regnskap. Den passer for alle som skal fakturere for boligselskaper med mange eiere, innberette andel eiendeler og gjeld osv. Regnskapsførere er typiske brukere av denne modulen.

Viktig funksjonalitet

  • Duett Husleieadministrasjon inneholder følgende hovedfunksjonalitet:
  • Felles reskontroklient for alle boligsameier/borettslag
  • Borettslagregister med oversikt over alle eiere/leietakere
  • Husleiegenerator/fakturering
  • Regenerering ved eierskifte
  • Oppdatering fra reskontro til hovedbok
  • Årsoppgjør

Felles reskontroklient

Dersom du er forretningsfører og administrerer flere borettslag eller boligsameier, får du stor nytte av den felles reskontroklienten. Den gir deg søk og oppslag på eier/leietaker for alle selskaper du administrerer. Ringer en leietaker og vil ha utsettelse med betaling av husleien, finner du denne kjapt uten å måtte søke i flere klienter.

Borettslagregister

Dette er hovedkartoteket hvor du knytter den enkelte eier/leietaker mot riktig leilighet, borettslag/sameie osv. Her vises i tillegg detaljert reskontro pr. eier/leietaker. Registrering av eierskifte gjøres i borettslagregisteret. Endring av leiepriser gjøres også her, hvor dato for endring angis. Sum totale inntekter, utgifter, formue og gjeld pr. boligselskap registreres her.

Husleiegenerator/fakturering

Du kan fakturere for et valgfritt antall perioder fram i tid. Du kan fakturere pr. boligselskap eller felles for alle du administrerer. Fakturaer kan sendes på epost til mottakerne. Prisjustering av husleie gjøres enkelt for alle leilighetene som er tilknyttet borettslaget/sameiet. Du kan justere priser etter eierbrøk, andel gjeld eller annen valgfri fordeling.

Regenerering ved eierskifte

Konsekvenser av eierskifte løses enkelt i Duett Husleieadministrasjon. Ny eier registreres med riktig start-dato. Utsendte fakturaer fram i tid kan reverseres/ krediteres automatisk, og tilsvarende vil da nye, korrekte fakturaer genereres for resten av året/perioden. Samtidig tas eierhistorikken vare på pr. leilighet/ seksjon.

Oppdatering reskontro – hovedbok

Fra den felles reskontroklienten bokføres hovedbokstallene automatisk til riktig regnskapsklient. Detaljert reskontro blir liggende i felles reskontroklient, mens hovedbok pr. klient viser summer på hovedbokskonto for kunder og husleieinntekter.

Individuell håndtering av lån

Duett håndterer også individuell nedbetaling eller låneopptak pr. seksjon/ leilighet. Korrekt andel renter og gjeld beregnes automatisk ved endringer gjennom året, og innberettes korrekt.

Årsoppgjør

Duett er integrert med Altinn. For seksjonseiere innrapporteres andel eiendeler, gjeld, renter mv. automatisk i følgende årsoppgjørsoppgaver:

  • RF1139 – andelshavers andel av boligselskapets ligningsmessige beløp
  • RF1140 – sameiers andel av boligselskapets ligningsmessige beløp

Duett Husleieadministrasjon – fordeler

De store fordelene er:

  • Effektiv administrering av eiere/ leietakere for alle boligselskap du har ansvaret for
  • Tidsbesparende fakturering og regnerering ved eierskifte
  • Automatisk innberetning til Altinn
  • Komplett system inkludert regnskap. Ingen eksport/import er nødvendig.