Bilagsbehandling

Inngående fakturaer fra underentreprenører og andre leverandører er det viktig å ha god kontroll på.

I Duett.no kan inngående e-fakturaer (EHF) leses direkte inn i systemet. Inngående fakturaer som kommer som PDF i e-post kan også hentes inn, og papirfakturaer kan skannes inn. Fordelen ved å ha de inngående fakturaene som elektroniske bilag, er at de vil bli synlige i prosjektanalysen og andre rapporter og oppslag.

Det kan legges opp elektronisk attestasjon på inngående fakturaer. Duett.no har to mulige løsninger for skanning og attestasjon:

  • Duett Bilagsbilder
  • Duett Bilagsflyt

Duett Bilagsbilder følger med systemet, og passer fint for bedrifter med kun en attestant pr. bilag. For attestasjon kombineres Bilagsbilder med Duett.no MinSide Attestasjon. Duett Bilagsflyt er en mer omfattende løsning, beregnet på bedrifter med store volum inngående fakturaer, og flere attestanter pr. bilag.

Betaling av inngående fakturaer kan gjøres elektronisk mot banken (remittering).

Duett.no har generelt gode og brukervennlige rutiner både for manuell bilagsregistrering og innhenting av elektroniske transaksjoner.

Vi har laget en video av ca fem minutters varighet som viser deg mulighetene for attestasjon og betaling i Duett.no MinSide. Klikk på linken under for å starte videoen (bør kjøres i lokal nettleser).

Her kan du se mulighetene for attestasjon i Duett.no MinSide

Produktark

Her finner du informasjon om Duett.no.

Duett Bilagsbehandling

Økonomisystemet Duett.no er utviklet i samarbeid med regnskapsførere. Bilagsbehandlingen utgjør en vesentlig del av arbeidet for en regnskapsfører, og må være så rasjonell som mulig. Duett.no er raskt og effektivt for både manuell registrering og håndtering av elektroniske bilag.

Bilag oppdateres direkte i hovedbok

Duett.no har ingen bilagsbunter. Det sparer regnskapsfører for tid. Når et bilag går i null og du går videre til neste bilag, oppdateres transaksjonene umiddelbart til hovedbok og evt. reskontro. Slik kan du ta ut rapporter, betale eller avstemme konti uten noen flere oppdateringsprosesser.

Korreksjon av bokførte bilag

Duett.no har en av markedets enkleste rettefunksjoner! Du henter opp bokførte bilag for korreksjon direkte fra registreringsbildet. Så lenge perioden er åpen og du ikke har levert mva.oppgave for perioden, oppdateres korreksjonen direkte på bilaget uten at du må reversere eller lage manuelle korreksjonsbilag. Dette er en av de store fordelene med Duett.no sin bilagshåndtering.

Hvis du har lukket perioden og levert mva. oppgave, kan du fortsatt korrigere på samme måte, men da vil Duett.no automatisk reversere den opprinnelige posteringen, og produsere et korreksjonsbilag i ny periode. Har korreksjonen mva.effekt, får du en korreksjonspost på neste mva. oppgave. Alternativt fører du korreksjonen manuelt, slik at du slipper korreksjonsposter i mva. oppgaven. Automatiske korreksjonsbilag og opprinnelige bilag får en automatisk kryssreferanse som viser sammenhengen.

Smarte bilagsarter

Duett.no bruker bilagsarter for å skille på fakturaer, betalinger og andre bilagstyper. Søk på konto vil automatisk vise riktig type, dvs. enten hovedbokskonto, kunde- eller leverandørreskontro. Duett.no har i tillegg spesialbilagsarter for å forenkle visse typer posteringer. Dette gjelder f.eks. inngående fakturaer hvor betalingen er gjort i nettbank. Istedet for å kopiere fakturaen for å lage et manuelt betalingsbilag, lager Duett.no automatisk to posteringer og krysser i reskontro, slik at regnskapsprinsippet overholdes.

Tilpasning av skjermbildet

Du har stor fleksibilitet i hvilke felter du vil ha i bilagsregistreringen, og rekkefølgen på dem. Bruker du f.eks. avdeling og prosjekt plasserer du disse feltene der du vil ha dem. Fører du regnskap for flere klienter, kan du ha forskjellige oppsett på hver klient.

Automatisk teksting av bilag

Duett.no tekster bilagene i stor grad automatisk. Bilagsteksten vises i hovedbok og andre bilagsrapporter. En inngående faktura vil f.eks. tekstes IF Leverandørnavn, og en manuelt ført innbetaling med Bet. Kundenavn. Dette er til hjelp for både regnskapsfører og evt. revisor. Vil du spesifisere teksten mer, kan du gjøre det enten manuelt eller ved å lage egne tekstkoder.

Filter og snarveier

Fra bilagsregistreringen har du raske skjermoppslag. Du kan slå opp i reskontro, hovedbok eller gjøre andre oppgaver uten å lukke bilagsregistreringsbildet.

Nullkontroll og saldering

Duett.no sjekker at alle bilag går i null. Ved avvik får du feilmelding. Automatisk utfylling av betalingskonto eller en salderingsfunksjon for motposteringer er besparende for bilag med mange posteringer. Reskontrokontroll mot hovedbok gjøres automatisk ved periodelukking.

Import av elektroniske bilag

Inngående e-fakturaer leses inn via Duett AutoTrans Motta Faktura. For å lese inn PDF-fakturaer eller skanne papirfakturaer har Duett.no to varianter av skanneløsning, Bilagsbilder og Bilagsflyt. Bilagsbilder håndterer alle typer vedlegg og dokumentasjon til bilag, mens Bilagsflyt har maskinell tolking og en mer omfattende attestasjonsløsning. Duett.no er også godt tilrettelagt for import fra andre økonomi- og fakturasystemer. En fleksibel veiviser hjelper deg med importen inn til Duett.no.

Duett bilagsbilder

Denne funksjonen er Duett.no sin egen løsning for å knytte bilder av bilag opp mot transaksjonene i bilagsregisteret.  Dette kan gjøres mens du registrerer bilaget, eller som dokumentasjon i ettertid. Med Duett Bilagsbilder kan papirbilag skannes og dermed omgjøres til elektroniske bilag.

Fordeler med Duett Bilagsbilder

Funksjonen er enkel å bruke, og har følgende fordeler:

  • Takler alle vanlige typer bildefiler (PDF, JPG, BMP, PNG, GIF, TIFF m.fl.)
  • Det er ingen begrensning på hvilke typer bilag eller dokumentasjon du kan knytte opp bilder av
  • Bilagsbildet er tilgjengelig for oppslag i bilagsregistrering, grafiske rapporter og fleksibel resultatrapport
  • MinSide-brukere vil få drilldown til bilagsbildene og mulighet for attestasjon

Innhenting av bildefiler

Hvis du fører regnskap for flere klienter, anbefaler vi at det lages en mappe med bildefiler pr. klient. Dette tilbyr vi som tjenesten Duett.no automatisk bilagsmottak. Hver klient får da en unik e-postadresse, som leverandørene kan sende inngående fakturaer til. Mottatte papirbilag og kvitteringer kan skannes eller tas mobilbilder av, og sendes til samme e-post. Duett Bilagsbilder har ingen automatisk tolking (prekontering av leverandør, beløp, dato mv.) Du henter bildet og gjør konteringen på vanlig måte. Bilag kan skannes samlet til én stor fil, og splittes opp i enkeltbilag i Duett.no under registrering. Bilagsbildene blir automatisk merket og vises ikke i mappa neste gang. Når bilagsbildene er knyttet mot bilag, lagres de i Duett-databasen som en del av bilaget.

Bilagsbilder for alle typer vedlegg

Tradisjonelle skanneløsninger har som regel hovedfokus på inngående fakturaer. Duett Bilagsbilder har ingen begrensninger. Du kan knytte opp alle typer vedlegg til bilag (fraktbrev, pakksedler, bestillinger, reiseutlegg, bilder mv.) Kombinert med Duett Driftsmidler får du en unik dokumentasjon av driftsmiddelregisteret. Du kan knytte opp bilagsbilder på investeringer eller salg løpende gjennom året. Kort sagt, i alle tilfeller hvor det kan være nyttig å ha oppslag mot bilagsbildet, kan du knytte det opp mot transaksjonen.

Oppslag av bilagsbilder

I bilagsregistreringen kan visningen av bilagsbilder slås av og på etter behov. Bilagsbildene er som nevnt tilgjengelige via flere skjermrapporter, bl.a. fleksibel resultatrapport samt de grafiske MinSiderapportene. Her starter du på overordnet nivå og klikker deg ned til bildet av bilaget.

Kobling mot Duett.no

MinSide Duett.no MinSide er løsningen for regnskapskontorenes kunder, bedriftsledere eller andre som vil ha tilgang til dynamiske webrapporter. MinSide-brukere kan se Bilagsbilder i drilldown fra disse rapportene. Inngående fakturaer og andre bilag kan attesteres av kunden på MinSide. Kunden godkjenner eller avviser, og kan angi delbetaling av beløpet som vil oppdatere remitteringen i Duett. Se også egen beskrivelse av Duett.no MinSide Attestasjon.

Elektroniske bilag

Duett Bilagsbilder er beregnet på bilag som ikke kommer i maskinlesbart elektronisk format. Inngående e-fakturaer i EHF-formatet håndteres derfor i Duett AutoTrans Motta faktura. Også slike fakturaer kan attesteres i MinSide.

Automatisk bilagsmottak

Duett Bilagsbilder og lagring

Duett.no har en innebygd funksjon for Bilagsbilder. Dette betyr at bilder av bilag lagres i dokumentarkivet i Duett.no dokumentarkiv, og knyttes opp mot bilagsregisteret. Dette gir mulighet for oppslag på f.eks. en inngående faktura fra bilagsregisteret, skjermoppslag og grafiske rapporter i MinSide. Se for øvrig egen beskrivelse av Duett Bilagsbilder.

Hvilke bildetyper kan brukes?

Duett.no kan lese de aller fleste bildeformat, som skannede papirbilag, PDF-fakturaer sendt direkte fra leverandør, mobilbilder eller andre formater. I lagringsprossen i bilagsregisteret vil alle bilder konverteres til PDF og lagres i dokumentarkivet i Duett.no.

Hvordan ta i mot og lagre bilder?

Mange regnskapsførere tar i mot skannede bilag og PDF-fakturaer på mail fra sine kunder. Uten en god struktur på mottak, mellomlagring og videre håndtering av disse kan det lett bli uoversiktelig. Vår løsning for automatisering av dette mottaket inneholder følgende elementer:

  • Opprettelse av epostadresse pr. klient
  • Opprettelse av filmappe pr. klient
  • Automatisk lagring av vedlegg (bilder) fra mail til riktig mappe pr. klient

Deretter kan regnskapsfører som en engangsjobb koble hver klientmappe med bilder mot riktig klient i Duett.no. Dette gjøres ved å angi korrekt mappe i Duett Bilagsbilder i bilagsregisteret.

Epostadresse pr. klient

Vi bruker her regnskapskontorets domene, og oppretter gjerne et subdomene her. for eksempel «ebilag». Hver klient får en unik epostadresse. Vi kan bruke enten kundens initialer i Duett eller navn, f.eks. “AB1@ebilag.regnskapskontoret.no”. Regnskapsfører må deretter gi kundene beskjed om sin unike epostadresse. Kundens leverandører må også informeres.

Automatisk mottak og mellomlagring

Leverandørene må få beskjed når mottaksadressen er klar. Ved å få dem til å sende faktura i e-post til mottaksadressen, unngås skanning av papirbilag. Når e-poster kommer inn til mottaksadressen, sørger vi for at bildefilene automatisk lagres til riktig mappe pr. klient. Ønsker det å legge ved noen kommentarer må det gjøres utenom, altså i en epost direkte til regnskapsfører. Verken vi eller regnskapsfører leser epostene med bilag, det er kun vedlegget som tas vare på.

Kobling mot Duett Bilagsbilder

Som nevnt må regnskapsfører angi riktig klientmappe i Duett Bilagsbilder første gangen denne funksjonen brukes pr. klient. I eksemplet vi har brukt her med klient AB1 vil mappen med bilagsbilder ligge på T:\[scanner]\AB1. Deretter vil Duett.no huske riktig mappe.

Forutsetninger for løsningen

For å kunne ta i bruk denne lagringsfunksjonen må regnskapskontoret ha Duett.no eller få driftet Duett hos Daldata. Regnskapskontor som benytter andre ASP-leverandører bør kunne få en lignende løsning hos dem.

Hvordan komme i gang?

Ønsker du å ta i bruk automatisk mottak av bilagsbilder, registrerer du dette som en sak via Kundeportalen, eller sender en epost til support@daldata.no.

Duett AutoTrans Motta faktura

Duett AutoTrans

Duett AutoTrans er Duett.no sin egen meldingssentral for utveksling av elektroniske transaksjoner. AutoTrans inneholder blant annet følgende funksjonalitet:

  • Sending e-fakturaer (EHF-format)
  • Sending av e-fakturaer til andre Duett-brukere
  • Mottak og godkjenning av e-fakturaer fra andre Duett-brukere
  • Mottak og godkjenning av andre e-fakturaer

Fordeler med mottak av e-faktura

Mange leverandører tilbyr e-faktura. Innhenting av e-fakturaer har mange fordeler:

  • Inngående e-fakturaer hentes direkte inn i Duett.no, uten papir eller skanning
  • Du forkorter behandlingstiden for en inngående faktura
  • Du får betalt fakturaer med kort kredittid innen fristen, og slipper dermed purringer, renter og gebyrer
  • Du har drilldown ned til e-faktura i oppslag og rapporter

Hva mener vi med e-faktura?

En e-faktura er en maskinlesbar faktura, og må ikke forveksles med faktura i PDF-format. Duett.no støtter både sending og mottak av e-fakturaer i EHF-formatet, som er standarden som brukes både av det offentlige og privat næringsliv.

Starte mottak av e-faktura

Vår AutoTrans-sentral tar i mot inngående e-fakturaer fra alle som benytter standard EHF-format for sine fakturaer gjennom PEPPOL-nettverket. Du slår på Duett AutoTrans Motta faktura i klientregisteret, og er da klar til å hente alle tilgjengelige e-fakturaer.

Hvordan ser EHF-formatet ut?

Elektronisk handelsformat (EHF) er beregnet på maskinell utveksling av informasjon mellom sender og mottaker. Fakturaen vil her ikke presenteres på vanlig måte med logo, grafikk og fritekster. I Duett.no har vi derfor lagd en visningslayout for EHF-formatet som viser de feltene som er mulige å hente. Dette inkluderer varelinjene på fakturaen, som er synlige i konterings- og godkjenningsbildet i Duett.no.

Godkjenning av e-fakturaer

Inngående e-fakturaer kan distribueres til attestasjon på kundens Duett.no MinSide. E-fakturaene lastes opp og går deretter ut til attestasjon. Endelig kontering kan oppdateres i bilagsregisteret når kunden har attestert. Det kan også settes opp en SMS-varsling til kunden om at det ligger fakturaer på MinSide for attestasjon. Alternativt kan regnskapsfører sette opp en automatisk e-postvarsling til kunden, hvor kopi av fakturaen ligger ved. Denne metoden innebærer at kunden må godkjenne fakturaen ved å returnere varslingsmailen til sin regnskapsfører.

Konteringsforslag og bokføring

Det kan settes opp standard konteringsforslag pr. leverandør. Det kan skilles på ulike konti avhengig av om innkjøpet er mva.pliktig, mva.fritt eller har lav eller middel mva.sats. Slik sparer du tid på konteringen. I konteringsbildet ser du varelinjer og annen relevant informasjon pr. e-faktura. Etter kontering velger du bokfør, og transaksjonene oppdateres direkte i bilagsregisteret.

Oppslag på e-fakturaer

En av de store fordelene med et elektronisk bilag er at det er tilgjengelig i oppslag og rapporter. Dette gjelder fra bilagsregister, MinSide, fleksible rapporter og andre oppslag med drilldown.

AutoTrans og tekniske krav

Det eneste tekniske kravet til Duett AutoTrans er at du har internettilgang. Via vår AutoTrans-sentral sørger vi for kommunikasjonen mellom din Duett, attestanter og leverandørene som sender e-faktura.

Pris Duett AutoTrans Motta faktura

Når du krysser for bruk av Duett AutoTrans Motta faktura i klientregistret, får du et varsel om etterskuddsvis fakturering. Foreløpig er det ingen transaksjonspris for å motta e-fakturaer. Vi må ta forbehold om at det kan bli aktuelt senere, men p.t. er det gratis å motta fra alle avsendere, uansett hvilket system de bruker.

Fordeler med AutoTrans

Du vil spare mye tid ved å sende og motta ulike transaksjoner via AutoTrans, og de elektroniske bilagene vil være tilgjengelige i oppslag og rapporter. Både sending og mottak av e-fakturaer er mulig, og flere tjenester blir lansert etter hvert.

Duett.no MinSide attestasjon og betaling

Attestasjon og betaling inngår i Duett.no MinSide, og er en vesentlig del av konseptet for elektronisk håndtering av transaksjoner. Attestasjonsløsningen inneholder verktøy for distribusjon av bilag til godkjenning og kommentarer. Betalingsløsningen gir sømløs overføring av utbetalinger med automatisk bokføring. Attestasjon kan kombineres med tradisjonell filbasert remittering, dersom det er ønskelig.

Endring av betalingsdetaljer

Attestanten vil ha mulighet for å endre både beløp og betalingsdato på fakturaen. Dette kan f.eks. være aktuelt ved avtaler om delbetaling, eller hvis det er avtalt kreditnota på deler av beløpet. Fakturaen vil uansett bli bokført med opprinnelig beløp ihht. god regnskapsskikk.

Bilagsregisteret er utgangspunkt

Forutsetningen for å kunne sende noe ut på attestasjon er at du har hentet inn og bokført bilaget i Bilagsregisteret. Dette er ulikt mange andre attestasjonsløsninger. Duett har en unik rettefunksjon, der bilag i åpne perioder kan korrigeres uten reversering og produksjon av korreksjonsbilag. Slik kan du enkelt gjøre eventuelle nødvendige endringer i konteringen etter at kunden har attestert og kommentert.

Duett Bilagsbilder

Duett Bilagsbilder med bildearkiv er en standard del av bilagsregisteret. Her knyttes bilder av bilagene opp mot transaksjonen i bilagsregisteret. Kunden vil dermed se bildet av bilaget i rutinen for attestasjon.

Alle typer inngående fakturaer

Attestasjon kan brukes for inngående fakturaer som kommer via AutoTrans (EHF), direkte fra leverandør som PDF eller skannet fra papirbilag. Attestanten kan også laste opp fakturabilder på MinSide.

Duett AutoTrans Motta faktura

Dette er løsningen for å hente inngående e-fakturaer i EHF-formatet. E-fakturaen vil vises for attestanten på samme måte som Bilagsbilder. Her vil Duett i tillegg kunne settes opp med konteringsforslag pr. leverandør. AutoTrans Motta faktura kan hente inngående e-fakturaer fra alle leverandører som benytter det standardiserte EHF-formatet, uavhengig av system. Dette er enkelt å bruke. Du merker av i klientregisteret at du vil bruke funksjonen, og sørger for å ha registrert organisasjonsnummer på disse klientene.

SMS-varsling til attestant

Du kan sette opp et mobilnummer pr. klient som automatisk vil få varsling to ganger pr. døgn når bilag har blitt merket til attestasjon. Det samles altså opp, slik at det ikke sendes en SMS pr. bilag.

Attestantens muligheter

I attestasjonsbildet vil kunden se bl.a. forfallsdato, beløp og leverandør i tillegg til bilde av fakturaen. Fakturaer som nærmer seg forfall er tydelig merket. Attestanten kan legge til forklaring eller kommentarer til bilaget. For betaling har attestanten følgende valg:

  • Godkjenn og legg til betaling
  • Godkjenn, men avvent betaling
  • Avvis

Betaling

Løsningen gir mulighet for en attestant og en betaler, altså en godkjenning fra 2 ulike personer ved behov. Før betaling velges “godkjenn og legg til betaling”. Attesterte fakturaer vises i ei liste, som sendes til bank samlet med valget “start godkjenning”.  Her brukes BankID for ekstra autentisering. Transaksjonene legges på forfall i banken, og blir automatisk bokført etter betaling. Ingen filhåndtering, ingen generering av betalingsforslag eller henting av retur- og avregningsfiler er nødvendig.

Tilby nye tjenester til kundene

Med Duett.no MinSide Bank, Duett AutoTrans Motta faktura og Duett Bilagsbilder har regnskapsfører alt som trengs for å tilby elektronisk bilagsmottak med arbeidsflyt til kundene. Regnskapet blir oppdatert jevnlig, og kunden kan selv se på sine bilag både i attestasjon og i grafiske rapporter på MinSide. Med raskere oppdateringer blir regnskapet et godt beslutningsverktøy.